ツールを選ぶ際に重要な3つのポイント
スマホが普及して以来、情報供給が加速し、それとともにサービスも増え、ツールを使うにも多くの選択肢が出てきました。
選択肢が増えたことは良いことですが、それにより選定する難しさが増しました。
試しに使ってみてすぐに乗り換えれるツールであれば、問題ないように思いますが、複数人で利用するツールや組織的に導入するツールの場合、選定を誤ると時間やコストのロスが生じます。
ここでは、色々なツールの中でもアプリやソフトウェアを選択する際の3つのポイントについて考えてみます。
あくまでも、アプリやシステムを開発する話ではなく、パッケージソフトやツール・サービスを選ぶ場合についてです。
（システム開発を依頼する場合については、別記事で投稿します。）
それでは、行ってみましょう。
POINT1.使えるソフトであるか
「そのツールは使えるか」を考える。
使えないツールは選択肢にはないと思いますので、ここでの”使えるか”とは、課題を解決できるかという意味です。
現在の業務で改善すべき点があるからこそ、ツールを探していると思います。
問題点を明確にし、すべての問題を解決できなくても優先度の高い問題を解決できるかという側面からツールを選択することをおすすめします。
そして、個人的でなく組織などの複数のユーザーで利用することを想定している場合は、使いやすくて、皆が操作できるかについても考慮する必要がありそうですね。
操作性の意味でも使えるかどうかを確かめた方がいいでしょう。
POINT2.満足のいく費用対効果が得られるか
コスト面についてです。
どんなに機能が優れていたり、機能が豊富であったとしても、コストが見合わなければ、そのツールを選択しないでしょう。
結局は費用対効果です。
そのツールを利用することで削減される時間を人件費に置き換えて比較することが分かり易いでしょうか。
また、直接的にコストカットできる要素があれば比較しやすいですね。
特にユーザー数などで価格が決められているサービスは、利用するユーザーが多いほどコストが大きく影響してきます。
チャレンジするリスクとその先に見込めるリターンをどう考えるかによって様々かと思いますが、シンプルに業務効率化を考えており、特にハイテクな事を求めているのでなければ、細かい機能が豊富で多機能であるよりも、必要な機能を一度まとめて考え、それらをカバーしているかどうかで判断することが、高い費用対効果を得られるのではないでしょうか。
コストパフォーマンスが良いことが満足感に繋がりやすいと思います。
業務改善をすることで売り上げや利益が上がることを目的としているでしょうから、コスト面は重要なポイントですね。
POINT3.サービスが終了する恐れはないか
使っているサービスの寿命です。
サービスの存続について考えることは、サービスを提供している会社について考えることかもしれませんが、会社の存続とは関係なくサービス自体が終了することもあります。
これについては、結局のところ、どのサービスや企業であったとしても予測できないことなので、今使えるものを使えばよいという考え方もあると思います。
使えなくなったその時に考えればいいことであり、その時に別のサービスを利用すればよいという考えですね。
もちろん、考え方は自由なのですが、個人的にではなく組織的に複数人でサービスを利用する場合は、サービスが終了した場合についても考える必要があるケースはあると思います。
たとえ業務効率化がスムーズにいったとしても、サービスが終了してしまっては、振出しに戻ります。
サービスが終了した時、それに代わるツールを探すことができなければ、同じ業務効率を再現するために新たにシステム開発しなければなりません。もしくは諦めて前の状況に戻るかです。
対策としては、システム開発費を蓄えておくという考えもありますが、そのツールがデータをエクスポートできるかを確認しておくとよいでしょう。
しかし、エクスポートできたからと言って、すぐに扱えなければ意味がありません。例えば、とりあえずExcelファイルで管理できるかを確認するなど、業務がストップしないことを最優先事項として考えるのが良いのではないでしょうか。
By 運営01